Une mauvaise gestion des documents co\u00fbte chaque ann\u00e9e des milliards de dollars aux entreprises. Ces co\u00fbts se manifestent sous la forme de retards dans la conclusion d’accords commerciaux, d’opportunit\u00e9s manqu\u00e9es et de co\u00fbts li\u00e9s \u00e0 la recherche de documents sur plusieurs plateformes diff\u00e9rentes. Malheureusement, ces probl\u00e8mes ne sont pas pris en compte jusqu’\u00e0 ce qu’ils deviennent incontr\u00f4lables et qu’il devienne impossible de rechercher un document important ou de le faire approuver.<\/p>\n
La gestion des documents ne consiste pas seulement \u00e0 disposer d’un endroit pour stocker les fichiers. Il s’agit de savoir comment l’information circule entre les services, comment elle est mise \u00e0 jour, qui y a acc\u00e8s et combien de temps il faut pour accomplir une t\u00e2che qui implique de la documentation. Qu’il s’agisse de l’int\u00e9gration d’un nouvel employ\u00e9, de la gestion des contrats ou de la pr\u00e9paration de rapports financiers, les documents sont \u00e0 la base des d\u00e9cisions et des processus. Si ces documents sont mal g\u00e9r\u00e9s, c’est l’ensemble du processus qui en p\u00e2tit.<\/p>\n
La plupart des d\u00e9fis documentaires ne sont pas dus \u00e0 un manque d’efforts. Les \u00e9quipes font de leur mieux, mais les syst\u00e8mes sur lesquels elles s’appuient sont souvent d\u00e9pass\u00e9s ou ne sont pas con\u00e7us pour le travail d’aujourd’hui. Les emails avec pi\u00e8ces jointes remplacent les assignations de t\u00e2ches formelles et la plupart des \u00e9quipes s’appuient sur des copies imprim\u00e9es des documents pour les signatures, les tampons et les approbations. M\u00eame dans les cas d’usage de syst\u00e8mes bas\u00e9s sur le cloud, ceux-ci ne sont pas correctement int\u00e9gr\u00e9s au reste des outils utilis\u00e9s par l’\u00e9quipe.<\/p>\n
Une \u00e9quipe de marketing peut collaborer sur une proposition de campagne, en sauvegardant plusieurs versions sur un disque partag\u00e9. Cependant, si ces fichiers ne sont pas nomm\u00e9s de mani\u00e8re coh\u00e9rente ou si quelqu’un t\u00e9l\u00e9charge une copie pour la modifier hors ligne, le contr\u00f4le des versions s’effondre rapidement. Lorsque la proposition parvient \u00e0 l’\u00e9quipe juridique pour examen, il est difficile de savoir quelle est la version finale ou si elle a m\u00eame \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9e en interne.<\/p>\n
C’est l\u00e0 que la plupart des processus documentaires commencent \u00e0 ralentir. Les collaborateurs passent plus de temps \u00e0 localiser les documents, \u00e0 v\u00e9rifier les modifications et \u00e0 rechercher les r\u00e9ponses qu’\u00e0 effectuer leur travail. Si l’on multiplie ce temps par les d\u00e9partements et les processus, on obtient un syst\u00e8me au mieux inefficace et au pire non conforme.<\/p>\n
Les syst\u00e8mes de gestion documentaire<\/a> (GED) vont bien au-del\u00e0 du stockage de fichiers. Ils sont con\u00e7us pour prendre en charge des processus de bout en bout, afin d’aider les entreprises \u00e0 g\u00e9rer les documents de la m\u00eame mani\u00e8re que leurs \u00e9quipes travaillent. Cela signifie que des t\u00e2ches peuvent \u00eatre d\u00e9clench\u00e9es lorsqu’un document atteint un certain stade, que l’acc\u00e8s peut \u00eatre restreint ou accord\u00e9 automatiquement et que les approbations peuvent \u00eatre suivies sans qu’un suivi manuel soit n\u00e9cessaire.<\/p>\n Ce qui est int\u00e9ressant, c’est que les processus ne sont pas des mod\u00e8les rigides. Ils sont suffisamment souples pour s’adapter aux processus d’entreprise existants tout en apportant une structure l\u00e0 o\u00f9 elle est n\u00e9cessaire. Par exemple, une GED peut faire la distinction entre un document de politique g\u00e9n\u00e9rale qui n\u00e9cessite des mises \u00e0 jour annuelles et un dossier destin\u00e9 aux clients qui doit \u00eatre examin\u00e9 par le service marketing avant d’\u00eatre distribu\u00e9. Cela permet de r\u00e9duire les r\u00e9visions redondantes et de cr\u00e9er une exp\u00e9rience plus fluide et plus intuitive pour les utilisateurs.<\/p>\n Les exigences de conformit\u00e9 se renforcent dans presque tous les secteurs. Qu’il s’agisse de rapports financiers, de protection des donn\u00e9es ou de documentation sur les soins de sant\u00e9, les entreprises doivent non seulement stocker les documents en toute s\u00e9curit\u00e9, mais aussi fournir une trace claire de la mani\u00e8re dont les d\u00e9cisions ont \u00e9t\u00e9 prises.<\/p>\n C’est l\u00e0 que le contr\u00f4le des documents devient essentiel. Un outil de gestion documentaire performant<\/a> ne se contente pas de stocker un document, il conserve \u00e9galement un historique complet des modifications, enregistre chaque action de l’utilisateur et pr\u00e9serve les versions ant\u00e9rieures sans encombrer l’espace de travail actuel. Si quelqu’un revient sur un fichier des mois plus tard, il peut retracer son parcours et voir qui a pris telle ou telle d\u00e9cision, et pourquoi.<\/p>\n Les autorisations d’acc\u00e8s peuvent \u00e9galement \u00eatre configur\u00e9es \u00e0 un niveau granulaire. Un chef d’\u00e9quipe peut avoir besoin de modifier un document strat\u00e9gique, tandis qu’un collaborateur d\u00e9butant ne devrait pouvoir que le consulter. Lorsqu’un syst\u00e8me applique automatiquement ces r\u00e8gles, il r\u00e9duit le risque de modifications accidentelles ou de partage non autoris\u00e9.<\/p>\n Ce type de visibilit\u00e9 n’est pas seulement une question de conformit\u00e9. Elle aide \u00e9galement les responsables et les parties prenantes \u00e0 identifier les goulets d’\u00e9tranglement et les inefficacit\u00e9s. Si certaines t\u00e2ches restent bloqu\u00e9es au m\u00eame point – par exemple, des examens juridiques qui prennent trop de temps ou des approbations qui se perdent – la direction peut intervenir et remanier cette partie du processus en se basant sur les donn\u00e9es d’utilisation r\u00e9elles.<\/p>\n Les petites \u00e9quipes peuvent se contenter d’outils de base pendant un certain temps. Mais \u00e0 mesure qu’une entreprise se d\u00e9veloppe, la complexit\u00e9 de ses processus et le nombre de documents impliqu\u00e9s augmentent \u00e9galement. Un processus d’int\u00e9gration qui n\u00e9cessitait cinq documents l’ann\u00e9e derni\u00e8re peut maintenant en n\u00e9cessiter dix, avec des contributions des RH, de l’informatique, de la conformit\u00e9 et des chefs de service.<\/p>\n Une GED d’entreprise est con\u00e7ue pour g\u00e9rer cette \u00e9chelle. Il ne se contente pas de suivre l’augmentation du volume, il y met aussi de l’ordre. Les syst\u00e8mes peuvent attribuer automatiquement des cat\u00e9gories aux documents en fonction de leur contenu, extraire des m\u00e9tadonn\u00e9es pour faciliter la recherche et signaler les incoh\u00e9rences avant qu’elles n’entra\u00eenent des probl\u00e8mes plus importants.<\/p>\n Prenons l’exemple d’une institution financi\u00e8re. Chaque dossier client peut contenir des documents d’identification, des contrats, l’historique des transactions, des journaux de communication et des notes internes sur la conformit\u00e9. Une GED bien configur\u00e9e permet de s’assurer que tous ces \u00e9l\u00e9ments sont stock\u00e9s au bon endroit, \u00e9tiquet\u00e9s avec pr\u00e9cision et accessibles uniquement au personnel autoris\u00e9. Sans un tel syst\u00e8me, le risque de manquer des documents ou d’exposer des donn\u00e9es sensibles augmente consid\u00e9rablement.<\/p>\n Chaque entreprise a des besoins diff\u00e9rents, mais certaines consid\u00e9rations fondamentales s’appliquent \u00e0 tous les secteurs d’activit\u00e9. Commencez par examiner la mani\u00e8re dont vos \u00e9quipes traitent actuellement les documents et les points de friction. Les gens ont-ils du mal \u00e0 trouver les fichiers ? Les documents sont-ils \u00e9dit\u00e9s sans avoir \u00e9t\u00e9 correctement examin\u00e9s ? La documentation relative \u00e0 la conformit\u00e9 est-elle dispers\u00e9e sur diff\u00e9rentes plates-formes ?<\/p>\n \u00c0 partir de l\u00e0, vous voudrez \u00e9valuer les plateformes GED en fonction de facteurs tels que :<\/p>\n Ces questions ne sont pas seulement techniques, mais aussi op\u00e9rationnelles. Le bon syst\u00e8me ne se contentera pas de faciliter le stockage des documents. Il favorisera une collaboration plus fluide, des approbations plus rapides et une plus grande responsabilisation au sein de votre entreprise.<\/p>\n Un processus documentaire d\u00e9sorganis\u00e9 peut silencieusement faire perdre du temps \u00e0 votre \u00e9quipe, cr\u00e9er des risques inutiles et freiner la croissance de votre entreprise. Avec les bons outils en place, la gestion des documents devient une aide au travail et non un fardeau.<\/p>\n En investissant dans un syst\u00e8me de gestion des documents<\/a> qui correspond au mode de fonctionnement de vos \u00e9quipes, vous ne vous contentez pas de r\u00e9soudre le probl\u00e8me du stockage. Vous cr\u00e9ez une base plus s\u00fbre et plus efficace pour chaque processus impliquant des documents – ce qui, dans la plupart des entreprises, correspond \u00e0 presque tous les processus.<\/p>\n Si vos \u00e9quipes sont pr\u00eates \u00e0 aller au-del\u00e0 des disques encombr\u00e9s et des approbations dispers\u00e9es, il est temps d’explorer une approche plus intelligente. Les solutions de gestion documentaire d’Intalio<\/a> apportent structure, automatisation et s\u00e9curit\u00e9 au sein d’une plateforme transparente. Demandez une d\u00e9monstration personnalis\u00e9e d\u00e8s aujourd’hui<\/a> pour voir comment nous pouvons vous aider \u00e0 construire un meilleur processus documentaire.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Une mauvaise gestion des documents co\u00fbte chaque ann\u00e9e des milliards de dollars aux entreprises. Ces co\u00fbts se manifestent sous la forme de retards dans la conclusion d’accords commerciaux, d’opportunit\u00e9s manqu\u00e9es et de co\u00fbts li\u00e9s \u00e0 la recherche de documents sur plusieurs plateformes diff\u00e9rentes. 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Comment la gestion des documents d’entreprise s’adapte \u00e0 votre entreprise<\/h2>\n
\u00c9l\u00e9ments \u00e0 prendre en compte lors du choix d’une GED<\/h2>\n
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Pourquoi vous devez passer le cap du stockage traditionnel de documents<\/h2>\n